第3章　表計算機能「Calc」の使い方

　OpenOffice.orgの表計算機能であるCalcについて解説します。

　ビジネス用の表データを例にして、基本的な操作方法とデータの整理方法を取り上げます。

表計算ドキュメントを作成するCalc

　Calc（カルク）はOpenOffice.orgの表計算機能の呼び名です。OpenOffice.orgでは、Calcで作成した表データを「表計算ドキュメント」と呼びます。

　表計算ソフトは、その名のとおり表で計算するソフトウェアです。表の清書にも使えます。Microsoft ExcelやLotus1-2-3が有名ですね。これもオフィスに欠かせない存在になりました。OpenOffice.org Calcでは、次のような表を作成できます。また、グラフを作成したり、膨大なデータの整理も得意です。

▼ OpenOffice.org Calcで作成した表とグラフ

OpenOffice.org Calcの特徴

　Calcは、日常的な用途であれば、十分に使えます。また、ビジネスでも本格的に使えるよう、次のような特徴を持っています。

表計算とグラフ作成

　表計算ソフトは、単なる表の清書ツールではなく、入力した数値データなどから、複雑な計算を自動的に行うツールです。計算内容は、簡単な計算式によって指示します。複雑な計算を行うための関数も豊富に用意されています。また、データや計算結果を簡単にグラフ化することもできます。

共通な操作性（例:オブジェクトバー）

　前章のWriterで見てきたように、OpenOffice.orgの操作は共通化されています。選択中の部品の機能だけを表示するオブジェクトバーなど、基本的な操作は共通です。新規に開発されただけあって、その操作も非常に整理さています。

データベースとの接続連結（データソース）

　表計算ソフトの役割は、作表や計算にあります。さらに、データベースと連結して、そのデータを柔軟に操作することも可能です。そのためCalcは、データソース機能を装備しています。これは、データベースと接続して、そのデータをOpenOffice.orgに取り込む機能です。データソースについては、4章で解説します。

マクロ言語OpenOffice.org Basicを採用

　OpenOffice.org Basicは、Calcの機能をプログラムから自動的に操作させるもので、ExcelのVBAに相当します。1.1から、操作を記録してOpenOffice.org Basicに変換する機能も装備されました。また、ドキュメントも日本語化されています。ただし、本ドキュメントでは、OpenOffice.org Basicについては取り上げません。オンラインヘルプか、OpenOffice.org日本ユーザー会のサイトを参照してください。

Calcの基本操作を覚えよう

　では、Calcで基本的な表を作ってみましょう。まずは、シンプルな売り上げ表を例にして、Calcの基本操作を見ていきます。

　ここで作るのは、次のようなパソコンショップの売り上げデータです。

▼ 作例：売り上げ表を作る

合計を自動計算する

文字と数値を入力し、

オートフォーマットで装飾する

　ここでは、次の4つの基本操作を説明します。

・データを入力/修正する

・合計を計算する

・表の体裁を整える

・表を印刷する

データを入力する

　表を作成するときは、自分なりのデータを入力してみるのがお勧めです。はじめは面倒ですが、Calcの特徴を身体で覚えられます。

　早速Calcを起動して、作業スタートです。起動と新規作成については、1章で説明しました。新規の表ドキュメントが表示されたら、まず文字とデータを入力しましょう。

文字と数値を入力する

　マス目（セル）にデータを入力する手順は、次のようになります。

①データを入力したいセルをクリックします

　　例：A2セル

②キーボードでデータを入力します

③［Enter］キーを押します

▼ データ入力、日本語変換確定後、［Enter］キーでセルのデータは入力確定される

　入力が完了すると、セルの選択は、自動的に下へ移動します。この作業を繰り返して、必要なデータをすべて入力します。

　日本語の文字を入力する場合は、日本語変換機能をオンにするのをお忘れなく。その場合は、日本語を確定する時とデータの入力完了で、［Enter］キーを2回押すことになります。

Column　作業がしやすいようにズームしよう

　作業スペースは、ズーム機能で拡大/縮小表示できます。作業がやりやすい大きさに調整しておきましょう。

　ズーム機能は、次のように呼び出します。

①入力予定範囲をマウスでドラッグします

②［表示（V）］→［ズーム（Z）］を選択します

③「ズーム」ダイアログボックスが表示されたら「最適（O）」をクリックします

④［OK］ボタンをクリックすると、ウィンドウサイズいっぱいに選択範囲が表示さ

　れます

　Microsoft Excelでは、ズーム機能がツールバーにありますが、OpenOffice.orgの場合はメニューで呼び出します。

セルの幅を調整する

　文字や数値が長すぎると、セルからはみ出してしまって全部が表示しきれないことになります。文字がはみ出た場合は、表示できる文字だけを表示します。三角マークは、表示しきれない部分があることを示します。数値がはみ出た場合は、表示が「####」に置き換えられます。

▼ 文字と数値が長すぎると…

数値がすべて表示しきれていない

文字がすべて表示しきれていない

　すべてのデータを表示させるためには、セルの幅を次のように調整します。

①幅を変えたいセルの見出しをドラッグして選択します

例：　A  → E

②見出しの境界をドラッグして、セルの幅を設定します

③何も入力していないセルをクリックして選択を解除します

▼ セルの幅を調整する

ドラッグで選択する

境界をドラッグして幅を調整する

　これで、複数のセルの幅が一度に調整できました。選択したセルの幅は、すべて同じになります。

　セルの境界をドラッグする代わりに、ダブルクリックすると、データの内容に合わせて、幅を自動調整してくれます。　また、セルを選択しないで境界をドラッグすると、そのセル幅だけを調整できます。

入力したデータを修正する

　今度は、入力したデータを修正してみましょう。　操作は次のようになります。

①修正したいセルをダブルクリックします

②キーボードで文字を修正、確定します

③［Enter］キーを押します

▼ ダブルクリックしてデータを修正

不要なデータを削除する

　不要なデータを削除するには、セルを選択して［BackSpace］キーか［Delete］キーで削除します。キーによって動作が違っているので、上手に使い分けましょう。

・［BackSpace］キー －－－－ すべて消去される

・［Delete］キー－－－－ーー ｢内容の消去」ダイアログボックスが表示

 「内容の消去」ダイアログボックスを使うと、消去する内容を選択できます。

▼ ［Delete］キーで「内容の消去」ダイアログボックスが表示される

Column　データの移動

　Calcで、入力したデータを移動するには、選択したセルをさらにドラッグします。　この操作は、Excelとほんの少し違っています。Excelでは、選択したセルの「枠」をドラッグすることでデータを移動できました。一方、Calcには「枠」のドラッグ機能がないため、選択したセルそのものをドラッグします。

　1マスだけの移動は、次のような操作します。

①移動したいセルにマウスポインタを合わせます

②そのセルと隣のセルをドラッグします。この時、マウスのボタンを離さないよ

　うにします

③マウスのボタンを押したまま、最初のセルに戻り、ボタンを離します

　これで、1マスだけが反転状態になりました。この操作は、Calcで１マスだけを選択状態にするための操作です。この状態でセルをドラッグすると、1マスだけのデータが移動できます。

計算式を入力する

　続いて、計算式を入力してみましょう。まずは、PCデスクトップについて、3つの店の合計金額を計算します。そのため、オートSum機能を使います。合計の計算結果は、PCデスクトップの合計セル（E3）に求めます。

自動的に足し算を計算する

　表計算で一番よく使う計算は、足し算でしょう。オートSumは、その足し算の計算式を簡単に作る機能です。

①「PCデスクトップ」の「合計」セル（E3）をクリックします

②数式バーの「Σ」ボタン(オートSum)をクリックします

▼ 合計を計算したいセルをクリックして「Σ」ボタンをクリック

「オートSum」ボタンをクリック

③自動的に計算式が作成されるので［Enter］キーを押します

計算式が表示されたら［Enter］キーを押す

合計する範囲が表示される

　これで、合計が自動的に計算されました。

　計算式が作られた時に、合計したい範囲が自動的に選択されます。合計したい範囲が選択されていないときは、ドラッグで範囲を指定し直します。

▼ PCデスクトップについて、3つの店での合計金額が表示された

One Point！　再計算する

　計算の元になる数値を修正すると、合計値も自動的に再計算されます。

オートフィルを使って計算式をコピーする

　では同じように、各品の合計を計算してみましょう。表計算では、同じような計算を繰り返すことがよくあります。たとえば、「PCデスクトップ」の合計のすぐ下は、「PCノート」の合計を計算します。

　オートフィル機能を使うと、対象のセル番地を適切に変化させながら計算式などを簡単に複写できます。

　ここでは、「PCデスクトップ」の合計の計算式を複写してみます。

①「PCデスクトップ」の「合計」セル（E3）をクリックして選択します

②選択したセルの右下に表示された黒い四角にマウスポインタを合わせます

③マウスポインタが「＋」に変わったら、そこでマウスのボタンを押して、そのまま下にドラッグします

▼ セルの右下にある黒い四角を下にドラッグする

ドラッグ

④マウスのボタンを離すと、横計の式がコピーされ、合計が表示されます

　これで、計算式が複写され、合計が表示されました。これらの計算結果も、元の数値を修正すると自動的に再計算されます。

Column　Calcの計算式

　OpenOffice.orgに限らず、表計算ソフトでは、計算式を使って計算します。

「Σ」(オートSum)ボタンを押したら合計を計算するのではありません。合計を計算する計算式を自動的に作成するのです。このおかげで、細かな計算が可能になります。

　たとえば、合計を求める計算式は次のようになります。

　　＝SUM（B3:D3）

　これは、B3からD3までの範囲について、SUM関数で合計を求める計算式です。先頭に＝(イコール)を入力すると、計算式になります。算術演算には、次の記号が使えます。

　複数の範囲を指定する場合には、「：」(コロン)で指定します。

B3:D3ーーーーーB3からD3までの連続した範囲

　とびとびの範囲を指定する場合には、「；」(セミコロン)を使います。たとえば、A3、B5、C2という3つのセルの合計を求める計算式は、次のようになります。

・Calcの場合ーーーーー=SUM（A3;B5;C2）

・Excelの場合 ーーーー=SUM（A3,B5,C2）

これは、Excelと違っているので注意しましょう。

表の体裁を整える

　次は、入力した表をレイアウトしてみましょう。フォントの字体やサイズ、セルの色、表示形式など書式設定します。

表題を付ける

　まずは、表の上部に表題を入力してみましょう。セルにまたがって文字を入力するよう、セルを結合します。

①結合したいセルを、ドラッグで選択します

②［書式(O)］→［セルの結合(E)］→［実行(D)］

▼ 表題のセルを結合する

ドラッグ

セルを結合

③表題を入力して「Enter」キーを押します

　　例：8月の売上

書式を設定する

　さらに、表題に書式を設定します。書式は、セルの体裁を変える機能です。入力したデータをどのように表示するかを設定するのが「書式」で、次のような項目を設定できます。

・フォント名

・フォントサイズ

・文字の色

・セルの色

・表示形式

　このような書式は、Writerでも登場しました。

　ここでは、表題を「太字」「中央寄せ」に設定します。さらに、金額部分を通貨形式に設定します。

①表題のセルをクリックします

②オブジェクトバーの「太字」ボタンと「中央寄せ」ボタンをクリックします

▼ 表題を太字と中央寄せに設定する

太字

中央揃え

③金額欄をドラッグで選択します

④オブジェクトバーの「数の書式：通貨」ボタンをクリックします

⑤何も入力していないセルをクリックして選択を解除します

▼ 金額欄を通貨表示に設定する

ドラッグ

「数の書式：通貨」ボタン

Column　セルの書式

　書式は、他のツールと同じようにオブジェクトバーを使って設定します。Calcでセルを書式設定するオブジェクトバーは、次のようになっています。

▼ セルを選択した時のオブジェクトバー

①設定したい範囲をドラッグで選択する

②［書式（O）］→［セル（C）...］を選択

　このダイアログボックスは、「セルの属性」という名前です。設定項目がいくつかのタブで分類されており、各タブで設定後、［OK］ボタンをクリックします。

▼「セルの属性」ダイアログボックスで「通貨」表示を選択した

オートフォーマットで表のデザインを一括設定

　各セルを個別に設定していくのは効率が悪いので、今度は表のデザインを一括して設定します。オートフォーマットは、表のデザインを一括して行う機能です。あらかじめ用意されたデザインの中から選ぶだけで、表全体が好みのデザインに変わります。

①オートフォーマットしたい範囲を、ドラッグで選択します

　例:　A2からE8

②標準ツールバーの「オートフォーマット」ボタンをクリックします

③「オートフォーマット」ダイアログボックスが表示されたら左の書式欄から好みのデザイン（ここでは「ラベンダー」）を選択します

④［詳細（M）］ボタンをクリックします

⑤詳細欄が表示されたら、適用したい内容だけをオンにします

①ドラッグ

②オートフォーマット

③書式を選ぶと右側にプレビューが表示される

④⑤適用する書式項目を設定する

⑥［OK］ボタンをクリックします

⑦選択していないセルをクリックして選択を解除します

▼ オートフォーマットで表の書式を設定した

印刷プレビューとページ設定

　では、作成した表を印刷してみましょう。印刷の基本操作は第1章で取り上げたので、ここではCalcの印刷に関連した機能を解説します。また、ヘッダとフッタについても説明します。

印刷プレビューで印刷のイメージを確認する

　印刷する前に、印刷プレビューを確認しましょう。印刷プレビューは、メニューから［ファイル（F）］→［印刷プレビュー（G）］を選択します。

▼ Calcの印刷プレビュー

　印刷プレビュー中は、次のようなオブジェクトバーが表示されます。「印刷プレビューを閉じる」ボタンをクリックすると、通常の画面に戻ります。

▼ 印刷プレビューのオブジェクトバー

「ページ書式」で印刷設定を行う

　印刷についての詳細は、用紙全体についての書式を設定する「ページ書式」で設定します。「ページ書式」を呼び出すには、次のいずれかの操作で「ページスタイル:標準」ダイアログボックスを呼び出します。

・印刷プレビュー画面で、「ページ書式」ボタンをクリック

・メニューバーからは［書式（O）］→［ページ（P）］を選択

　印刷に関係した設定は、「ページ」タブと「表」タブで設定します。「ページ」タブで主に用紙のサイズや向きの設定を行い、「表｣タブで印刷に反映させる項目やレイアウトの方法の設定を行います。

▼「ページ」タブで用紙のサイズや向きを設定する

▼「表」タブで印刷に反映させる項目やレイアウトを設定する

ヘッダとフッタを設定する

　印刷時のヘッダとフッタも、ページ書式で設定します。ページにヘッダを設定するには次のように操作します。

①通常の画面で［書式（O）］→［ページ（P）］を選択します

②「ページスタイル:標準」ダイアログボックスが表示されたら「ヘッダ」タブをクリックします

③「ヘッダを付ける（D）」のチェックマークをクリックしてオンにします

④［編集（E）］ボタンをクリックします。

⑤「ヘッダ（ページスタイル:標準）」ダイアログボックスが表示されたら「中央の範囲」の入力欄にヘッダに表示したい文字（例として、ここでは「表1」）を入力します

⑥「テキストの属性」ボタンをクリックします

⑦「テキストの属性」ダイアログボックスが表示されたら「日本語用フォント」の「フォントの種類（E）」を「kochi Gothic」に設定します

⑧［OK］ボタンをクリックします

⑨「ヘッダ（ページスタイル:標準）」ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックします

⑩「ページスタイル:標準」ダイアログボックスの［OK］ボタンをクリックします

　フッタの場合は、「ページスタイル:標準」ダイアログボックスで「フッタ」タブをクリックし、同じように操作します。

さらに一歩進んだ表を作成しよう

　ここでは、単なる縦横集計ではなく、もっと複雑な表を作るための機能を解説します。グラフの作成や関数を使った計算式、スタイルなど、さらに便利に使う機能を取り上げます。

グラフを作成する

　まずは、グラフの作り方を解説します。先ほど作った売上の表からグラフを作成してみましょう。

　グラフの作成には、「オートフォーマットグラフ」機能を使います。これは、Excelのグラフウィザードに相当する物です。使い方もほぼ同じなので、簡単に使いこなせるでしょう。

▼ データからグラフを作成する

グラフを作成する

　では、グラフを作成してみましょう。手順は次のようになります。

①グラフにする範囲をドラッグで選択します

ドラッグ

②標準ツールバーで、「オブジェクトの挿入」ボタンを押しっぱなしにし、ツールバーが表示されたらボタンを離して「グラフの挿入」ボタンをクリックします

③表の空いている場所で、グラフのサイズをドラッグで指定します

オブジェクトの挿入

グラフの挿入

ドラッグ

④「オートフォーマットグラフ」が表示されたら［次へ（N）>>］ボタンをクリックします

⑤「グラフの種類を選びます」と表示されたら「縦棒」グラフを選択し、「系列」から「行(R)」を指定して［次へ（B）>>］ボタンをクリックします

⑥「バリエーションを選びます」と表示されたら「積み上げ」を指定して［次へ（B）>>］ボタンをクリックします

⑦「表示」では「グラフのタイトル（T）」を入力して［完了（D）］ボタンをクリックします

⑧グラフが表示されたら、その外側をクリックして選択を解除します

⑨「オブジェクトの挿入」ツールバーを閉じます

▼ グラフが完成！

⑨ツールバーを閉じる

⑧グラフの選択を解除

グラフを修正する

　完成したグラフの要素を修正してみましょう。修正するには、まずグラフをダブルクリックで選択し、それから各要素の設定内容を修正します。

　ここでは、グラフの縦軸の設定値を変更してみましょう。

①グラフをダブルクリックします

ダブルクリックでグラフを選択

②グラフの縦軸をダブルクリックします

③「Y軸」ダイアログボックスが表示されたらフォント効果タブをクリックして「フォントの色(C)」を「赤」に設定します

④［OK］ボタンをクリックします

▼ Y軸の文字色が変わりました

⑤グラフの外側をクリックして選択を解除します

グラフの修正できる要素

グラフには、次のような要素があります。

▼ グラフの各要素

グラフエリア

Y軸

メインタイトル

グラフの壁面

凡例

データ系列

データポイント

X軸

　「グラフエリア」は、表示されたグラフ全体の背景に当たります。これに対して「グラフの壁面」は、棒グラフが表示されている部分です。

　「データ系列」は、同じ色のデータの領域を表します。たとえば、青色で表されたPCデスクトップの売上データが、同じデータ領域になります。データ系列の設定を呼び出すには、棒グラフをダブルクリックします。

　「データポイント」は各棒グラフの個別の項目に当たります。西部店のPCデスクトップを表す領域が、1つのデータポイントになります。西部店・PCデスクトップのデータポイントを設定するには、次のように操作します。

①「PCデスクトップ」のデータ系列をクリックします

②「西部店」の「PCデスクトップ」のデータポイントをダブルクリックします

　なお、グラフをダブルクリックして修正している間は、標準ツールバーが、次のようにグラフ専用に変化します。このツールバーでは、各要素の表示/非表示を切り替えたり、グラフのオートフォーマットを再呼び出しできます。

▼ グラフの標準ツールバー

いろいろな計算

　今度は、合計以外の計算をしてみましょう。ここでは、平均を求める関数Avarageを使います。パソコンショップの売り上げを元にして、各店の平均を求めます。他の関数も同じように利用できます。

▼ 売り上げの平均値を算出する

ここに平均を表示する

平均値を算出する

　平均の計算は、次の計算式で求めます。

　　=AVERAGE（B3:D3）

　これは、B3～D3セルにあるデータの平均値(AVERAGE)を求めます。この式をセルに入力すれば計算できますが、面倒だし入力ミスも起こりやすいので、｢関数オートパイロット」機能を利用します。

①平均を表示するセル（F3）をクリックして選択します

②数式バーの「関数オートパイロット」ボタンをクリックします

②式を入力するセル

②「関数オートパイロット」ボタン

③「関数オートパイロット」が表示されたら「分類項目」で「統計」を選択します

④「関数」で「AVERAGE」を選択して［次へ（N）>>］ボタンをクリックします

選択した関数の説明が表示される

⑤次の画面が表示されたら、数値1の右端にある「範囲選択」ボタンをクリックします

範囲選択ボタン

選択した関数が表示される

⑥平均を求める範囲（B3～D3）をドラッグで選択します

⑦関数オートパイロットのウィンドウに「B3:D3｣と入力されていることを確認して「範囲選択」ボタンをクリックします

平均を求める範囲をドラッグで選択する

選択した範囲が表示される

「範囲選択」ボタン

One point！　「範囲選択」ボタンで縮小と拡大

　「範囲選択」ボタンは、ヒント表示では「縮小」となっています。このボタンをクリックすると、ダイアログボックスが縮小表示されて、範囲を選択しやすくなるからです。もう一度「範囲選択」ボタンを押すとダイアログボックスが拡大表示されます。

⑧「関数オートパイロット」が再度表示されたら、数式欄に次の式が入力されていることを確認して［OK］ボタンをクリックします

　　　=AVERAGE(B3:D3)

計算式が表示される

　これで、計算式が入力されて、平均が表示されました。オートフィルを使って、この計算式を他の商品のセルに複写すれば完成です。

▼ オートフィルで商品別売り上げの平均をコピーする

ドラッグ

串刺し計算で複数のシートを集計する

　Calcでは、1つのファイルで複数のシートを扱えます。集計表を月別にバインダーで綴じるようなイメージです。ここでは、シートの操作と複数のシートにまたがる計算について説明します。

　シートは、画面左下のタブで切り替えます。

▼ 見たいシートはボタンでも切り替えられる

　ここでは、このような複数のシートの使い方と、計算について説明します。

　次のように7月から9月までの各売り上げが、「表1」、「表2」、「表3」の各シートに入力してあるとして、ここへ新しいシートを追加して3ヶ月の合計を表示させます。　では、シートの操作から順番に説明していきます。

▼ 3ヶ月分の売り上げを串刺し計算します

シートをコピーする

　最初に、合計を表示させるシートを追加します。元からあるシートをコピーすることで、レイアウトする手間を省きます。

①画面左下の「表3」タブをクリックして9月の売り上げを表示します

②メニューから［編集（E）］→［表(T)］→［移動またはコピー（M）…］を選択します

③「表の移動またはコピー」ダイアログボックスが表示されたら「次の表の前に挿入（I）」を「-末尾に挿入-」、「コピー（C）」をオンに設定して［OK］ボタンをクリックします

　これで、末尾に「表3-2」というシートがコピーされました。このシートには、「表3」と同じデータが入力されているので、見出しだけ残してデータを削除しておきましょう。また、表の見出しも変更しておきます。

▼ コピーしたシートの不要なデータを消す

シート名を変更する

　続いて、シート名を変更しましょう。　ここでは、シート名を「表4」にします。

①「表3-2」タブを右クリックして［表の名前の変更（R）…］を選択します

②「表の名前変更」ダイアログボックスが表示されたら、「名前（A）」に「表4」と入力して［OK］ボタンをクリックします

　これで、シート名が変更できました。

One Point！　シートの操作

　シートの追加や削除は、［編集(E)］メニューか右クリックで行います。また、シートの位置の移動は、タブをドラッグするだけ。このあたりはExcelと同じですね。

串刺し計算

　では、串刺し計算をしてみましょう。

　各月のデータは、同じセル位置に入力されています。たとえば、「中央店」の「PCデスクトップ」の売り上げは、B3といった具合です。串刺し計算をするということは、各シートの同じセルを合計することになります。中央店のPCデスクトップの売り上げを各月で合計すると、計算式は、次のようになります。

　　=SUM（表1.B3:表3.B3）

　この式をマウス操作だけで入力します。そして、この式をオートフィルで各セルにコピーします。

①「表4」シートの「B3」セルをクリックして選択します

②数式バーの「オートSum」ボタンをクリックします

串刺し合計を求めるB3セル

「Σ：オートSum」ボタンをクリックすると

合計を求めるSum関数が入力される

③「表1」タブをクリックします

④「表3」タブを［Shift］キーを押しながらクリックします

クリック

［Shift］＋クリック

表1から表3までが選択される

⑤B3からB4セルをドラッグして選択します

　これは、シートを切り替える前に、仮にSUM関数の計算範囲を設定する操作です。

ドラッグ

⑥「表3」タブをクリックしてシートを切り替えます

⑦B3セルを［Shift］キーを押しながらクリックします

［Shift］＋クリックで計算式の範囲が変わる

⑦表3のB3セルを

［Shift］キーを押しながらクリック

⑧［Enter］キーを押します

　これで、串刺し計算ができました。

　オートフィルを使って、この計算式を他の商品に複写すれば完成です。

▼ 各シートの同一セルの合計が表示される

Column　数式バーの使い方

　数式バーには、セルの内容を操作するための機能が集まっています。特に、計算式を入力するときには欠かせません。

　セルを選択すると、数式バーにはそのセルの内容が表示されます。そして、セルをダブルクリックして編集するときには編集用に切り替わります。

関数オートパイロット

オートSum

数式の入力

セルを選択中

クリックすると、式の入力に切り替わる

セルを編集中

セル内容の編集欄

［OK］ボタン

［キャンセル］ボタン

Calcでスタイルを設定する

　前章で、文書ドキュメントの書式を一括管理する「スタイリスト」機能を紹介しました。Calcでも、この機能を使ってセルの書式などを一括して設定できます。スタイリストの操作は、Writerと同じです。

　ここでは、セルに設定した書式をスタイルに登録します。それから、登録したスタイルを「水やりモード」で複数のセルにコピーします。

▼ スタイリスト機能でセルの書式を一括管理する

新しいスタイルを登録する

　では、表のセルに設定した書式をスタイルとして登録してみましょう。

①セルに書式を設定します

②ドラッグでそのセルを選択します

③「スタイリストオン/オフ」ボタンでスタイリストウィンドウを表示させます

④「選択スタイルから新規作成」ボタンをクリックします

選択スタイルから新規作成

⑤「スタイルの作成」ダイアログボックスが表示されたら、スタイル名を次のように入力します

　　例：合計

⑥［OK］ボタンをクリックします

同じスタイルを次々に適用する

　複数のセルに同じスタイルを次々と適用するには、次のように操作します。

①スタイルを設定したい複数のセルをドラッグで選択します

②スタイリストウィンドウで、設定したいスタイルをダブルクリックします

　また、セルの位置がとびとびの場合には、「水やりモード」機能を使うと便利です。

①「スタイリストオン/オフ」ボタンでスタイリストウィンドウを表示させます

②適用したいスタイルをクリックします

③スタイリストウィンドウの「水やりモード」ボタンをクリックします

④スタイルを適用したいセルをクリックします

データ整理で覚える便利な機能

　ここでは、Calcのデータ分析機能について解説します。単純な表を作るのではなく、表の元になる生のデータを扱います。

　ここまで、パソコンショップの売り上げを例にしてきました。このような表の元になるデータは、レジなどに記録されているデータから集計します。このような生のデータを、Calcの集計機能を使って計算しましょう。

▼ 日々入力されたデータを集計する

データを分析する

　まずは、生のデータを整理してみます。

　売り上げデータをソート（並べ替え）し、フィルタ（絞り込み）を行います。

データ分析の基本

　データ分析の元になるデータについて、その構成を確認しましょう。

　パソコンショップの売り上げデータの場合は、次のようになっています。

▼ データがフィールドで構成されたレコードの集合

フィールド名

レコード

フィールド

１ヶ月分の売上データ

　一番上に見出しがあって、その下にずらりとデータが並んでします。

　各行がお客さんの買い物に対応しています。この行を「レコード」と呼びます。　レコードには、日付や品名、店名といった具体的な項目が、決まった順序で並んでいます。この項目を「フィールド」と呼びます。フィールドが集まってレコードができています。フィールドの順番は、すべてのレコードで共通です。

　このような構成と用語は、データベースの世界で使われるものです。生データをPCで扱う時には必須ですから、この際覚えてしまいましょう。

　Calcで扱う生データは、必ず1行目が見出しになります。ここにデータのフィールド名が並びます。いろいろな用語が登場したので、一度整理しておきましょう。

・レコード－－－データの各行。レコードが集まってデータになります。

・フィールド－－レコードの各項目。並び順が決まっています。

・フィールド名－各項目の呼び名。データの1行目は必ずフィールド名。

　データを整理・分析するということは、このようなデータを操作することになります。たとえば中央店の品名ごとの売り上げを調べたければ、次のようにします。

・並べ替え

　店名フィールド順・品名フィールド順に並べ替えます。

・絞り込み

　店名フィールド="中央"のレコードだけ取り出します。

・集計

　品名フィールドごとに、価格フィールドの数値を合計します。

　このような操作がデータ分析の基本です。これは、どんなデータベースでもあまり違いがありません。ここでは、このような操作をCalcでやってみましょう。

データを並べ替える －ソート－

　まずは、データの並べ替えです。膨大なデータを店名順・品名順に並べ替えてみましょう。

①フィールド名の一番左のセルをクリックします

②メニューから［データ（D）］→［並べ替え（S）…］を選択します

③「並べ替え」ダイアログボックスが表示されたら「最優先キー（B）」で「店名」を選び「昇順（A）」のチェックボックスをオンにします

④同様に、「2番目に優先されるキー（Y）」で「品名」を選び「昇順（S）」のチェックボックスをオンにします

⑤［OK］ボタンをクリックします

　これで、店名順、品名順に並べ替えられました。

one point！　標準ツールバーの「並べ替え」ボタン

　標準ツールバーにある「並べ替え」ボタンでも並べ替えができますが、フィールド名もいっしょに並べ替えてしまいます。

特定のデータだけを絞り込む「フィルタ」

　次は、データの絞り込みです。フィルタ機能を使って、中央店のデータだけを取り出します。

①標準ツールバーの「オートフィルタ」ボタンをクリックします

オートフィルタ

②フィールド名の横にボタンが表示されたら、「店名」のボタンをクリックします

③メニューが表示されたら「西部」を選択します

絞り込みたいフィールドのボタンをクリックし、

絞り込む条件を選択する

▼ 西部店のレコードだけが表示された

One Point！　絞り込みの解除

　絞り込みの条件をキャンセルするには、フィールド名にあるメニューから［すべて］を選択します。　

　絞り込みを解除するには、「オートフィルタ」ボタンをもう一度クリックします。

項目別に集計する「小計｣

　最後は、データの集計です。品名別に価格の合計を求めます。

①メニューから［データ（D）］→［小計（T）］を選択します

②「小計」ダイアログボックスが表示されたら次のように設定します

「グループの基準（G）」=品名

「小計を計算する列（C）」=価格

「計算方法(F)」=合計

③［OK］ボタンをクリックします

④選択されていないセルをクリックして、選択を解除します

小計が表示された

　これで集計結果が追加されました。表をスクロールさせれば、商品別の小計が見られます。しかし、これでは面倒なので、小計だけを表示させます。

⑤左端に表示された「アウトライン2」ボタンをクリックします

特定のレベルの項目だけを表示させる

One Point！　小計を解除するには

　小計を解除するには、次のように操作します。

①データのどこかを選択する

②［データ(D)］→［小計(T)］

③「小計」ダイアログボックスが表示されたら、［削除］ボタンをクリックする

集計表を一気に作る「クロス集計」

　今度は、生のデータから店名と品名で縦横集計して、集計表を一気に作ってしまいましょう。このような機能を一般的に「クロス集計」と呼びますが、Excelでは「ピポットテーブル」、Calcでは「データパイロット」という呼び名になっています。

▼ 生データからクロス集計する

クロス集計の方法を設定する

　では、クロス集計を行ってみましょう。

①フィールド名の一番左のセルをクリックします

②メニューから［データ（D）］→［データパイロット（P）］→［呼び出す（S）…］を選択します

③「ソースの選択」と表示されたら、「現在の選択範囲」を選んで［OK］ボタンをクリックします

④「データパイロット」ダイアログボックスが表示されたら、集計したいフィールドを次のようにドラッグします

・品名　→　行

・店名　→　列

・価格　→　データ

▼ ドラッグで各フィールドを行・列にレイアウトする

▼ 作りたい表と上図の対応関係

⑤［詳細（M）>>］ボタンをクリックします

⑥「結果貼り付け先（A）」を「新しい表」に設定します

⑦［OK］ボタンをクリックします

　これで、「データパイロット表1-1」というクロス集計表が作成されました。

One Point！　クロス集計表の更新

　通常の表は、計算元の数値を変更すると計算結果が更新されます。しかし、クロス集計表は、データを変更しても更新されません。クロス集計表の計算結果を更新するには、次のように操作します。

①クロス集計表の中のセルをクリックします

②メニューから［データ（D）］→［データパイロット（P）］→［更新（R）］

　を選択します

CSVファイルの保存と読み込み

　データベースで処理するようなデータのやり取りには、CSVファイルがよく使われます。CSVファイルとは、各セルのデータをカンマで区切ったテキスト形式のファイルです。多くのアプリケーションで扱うことができるので、データの再利用が可能になります。計算式の設定などは消えてしまいますが、セルに表示されている文字列や数値をテキスト形式のファイルに書き出すことができます。

　ここでは、CSVファイルの保存と読み込みについて解説します。

CSVファイルで保存する

　データをCSV形式のテキストファイルとして保存するには、次のように行います。

①保存したいシートを選択します

②メニューから［ファイル（F）］→［名前を付けて保存］を選択します。

③「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたら「保存する場所（I）」、「ファイルの種類（T）」を「テキストCSV」と指定します

④［保存（S）］ボタンをクリックします

⑤「テキストのエクスポート」ダイアログボックスが表示されたら、次のように設定して［OK］ボタンをクリックします

　フィールドの区切り記号=「，」

　テキストの区切り記号 = 「”」

　これで、データがCSVファイルで保存されました。複数のシートがある場合は、選択したシートだけが保存されます。この場合、保存後に次のような警告メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。

▼ 複数シートがある場合は、警告メッセージが出る

　保存されたファイルをテキストエディタで開くと、次のようになっています。

▼ テキストエディタでCSVファイルを開いた

CSVファイルの読み込み

　CalcでCSVファイルを読み込むには、次のようにします。

①ファンクションバーの「ファイルを開く」ボタンをクリックします

②「ファイルを開く」ダイアログボックスが表示されたら、読み込みたいCSVファイルを選択して［開く（O）］ボタンをクリックします

④「テキストのインポート」ダイアログボックスが表示されたら「区切りのオプション」と下のプレビューを確認して［OK］ボタンをクリックします

　これで、CSVファイルがCalcに読み込まれます。